Seit dem Kabinettsbeschluss vom 23.09.2026 liegt der Regierungsentwurf für eine Kassenpflicht auf dem Tisch. Danach soll ab dem 1. Januar 2028 jeder Betrieb mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz im Jahr ein elektronisches Kassensystem verwenden. Gleichzeitig soll der Papierbon durch einen elektronischen Beleg ersetzt werden. Der Entwurf ist noch kein Gesetz. Dieser Beitrag fasst den Stand vom 27.10.2026 zusammen, zeigt, wen es trifft, und hilft bei der Frage, welche Art von Kasse zu Ihrem Betrieb passt.
Das Wichtigste in Kürze
- Geplant ist eine Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz pro Kalenderjahr. Wer Barzahlungen annimmt, aber weniger als 12.000 € Barumsatz im Jahr hat, ist ausgenommen.
- Zusätzlich soll der elektronische Beleg zur Regel werden. Ein Papierbon wird nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden ausgegeben.
- Wer die Schwelle später überschreitet, braucht die Kasse ab dem 1. Juli des Folgejahres.
- Der Bundestag berät den Entwurf am 06.11.2026 erstmals. Fristen und Ausnahmen können sich noch ändern.
- Eine erste Einschätzung, ob Ihr Betrieb betroffen ist, gibt der Kurzcheck zur Kassenpflicht 2028 in zwei Minuten.
Was ist geplant?
Der Regierungsentwurf trägt den Titel „Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“. In der Presse läuft er unter dem Namen „Zweites Kassengesetz“, im Gesetzestitel steht dieser Name nicht. Die Bundesregierung hat ihn am 09.10.2026 dem Bundesrat zugeleitet (Bundesrat-Drucksache 585/26, als besonders eilbedürftig gekennzeichnet). Der Bundesrat hat bis zum 20.11.2026 Zeit für seine Stellungnahme. Im Bundestag steht laut Tagesordnung die erste Lesung am 06.11.2026 an, der Finanzausschuss ist federführend.
Frühere Entwürfe des BMF nannten teils andere Fristen. Deshalb lohnt der Blick in die aktuelle Fassung des Regierungsentwurfs:
| Punkt | Regierungsentwurf (Stand Oktober 2026) |
|---|---|
| Beginn | 1. Januar 2028 |
| Schwelle | Gesamtumsatz über 100.000 € im Kalenderjahr |
| Betroffene | Gewerbe, Land- und Forstwirtschaft, Freiberufler |
| Freigrenze | Barumsatz unter 12.000 € im Kalenderjahr: keine Kassenpflicht |
| Spätere Überschreitung | Pflicht ab 1. Juli des Jahres nach der Überschreitung |
| Ende der Pflicht | nach dem zweiten aufeinanderfolgenden Jahr unter den Voraussetzungen |
| Ausnahmen | Einzelfallbefreiung durch das Finanzamt; allgemeine Ausnahmen später per Verordnung |
Quelle: § 146b AO-E, Bundesrat-Drucksache 585/26, wortgleich mit dem BMF-Regierungsentwurf, abgerufen am 27.10.2026.
Die Fristen waren in früheren Presseberichten widersprüchlich. Der Grund: Ein älterer Entwurf nannte den 1. April und drei Jahre, der Regierungsentwurf nennt den 1. Juli und zwei Jahre. Maßgeblich ist die Fassung des Regierungsentwurfs.
Wer ist betroffen?
Entscheidend ist der Gesamtumsatz im umsatzsteuerlichen Sinn (§ 19 Abs. 2 UStG), nicht der Anteil des Bargelds. Ein Betrieb, der überwiegend Rechnungen schreibt, kann also trotzdem unter die Pflicht fallen, wenn er die Schwelle überschreitet. Die Freigrenze für Bargeld ist dann die Ausnahme: Wer Barzahlungen annimmt, aber weniger als 12.000 € im Jahr bar einnimmt, ist nicht verpflichtet.
Für das Bezugsjahr gilt nach der Übergangsregel im Entwurf (Art. 101a EGAO-E): Wer die 100.000 € schon im Jahr 2026 überschreitet, braucht die Kasse ab dem 01.01.2028. Wer die Grenze erstmals 2027 oder später überschreitet, braucht sie ab dem 1. Juli des Folgejahres. Prüfen Sie also Ihren Umsatz für 2026 und 2027 schon jetzt.
Besonders betroffen sind Betriebe, die heute noch eine offene Ladenkasse oder ein Kassenbuch führen. Bundesweit gibt es nach den Angaben im Entwurf rund 2,2 Millionen Registrierkassen und rund 115.000 offene Ladenkassen. Das BMF geht davon aus, dass diese offenen Ladenkassen durch elektronische Registrierkassen ersetzt werden müssen.
Eine erste Einschätzung, ob Ihr Betrieb unter die Pflicht fällt, gibt der Kurzcheck zur Kassenpflicht 2028 in zwei Minuten.
Was gilt heute schon?
Eine allgemeine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu benutzen, gibt es bisher nicht. Wer aber eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie nach § 146a der Abgabenordnung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen und der Betriebsprüfung eine einheitliche digitale Schnittstelle bereitstellen. Außerdem gilt schon heute die Belegausgabepflicht. Die Kasse und Änderungen an ihr müssen dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. Mit dem Entwurf soll die elektronische Kasse für alle Unternehmen oberhalb der Umsatzschwelle zur Pflicht werden (mit Ausnahmen, siehe unten).
Der elektronische Beleg
Statt eines Papierbons soll künftig ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden (Belegbereitstellungspflicht, § 146a Abs. 2 AO-E, bezogen auf elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 1 Satz 1 AO). Anders als die Kassenpflicht hängt diese Pflicht nicht von der Umsatzschwelle ab: Sie gilt ab dem 1. Januar 2028 für alle, die Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen. Ein Papierbeleg wird nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden ausgegeben. Sein Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB bleibt bestehen. In der Begründung nennt das BMF den QR-Code als praktikabelste Lösung. Viele Kassen, vor allem Cloud-Kassen, können Belege schon heute per E-Mail, als QR-Code oder gedruckt ausgeben.
Für bestimmte Systeme, die dem Mess- und Eichrecht unterliegen, sieht der Entwurf Übergangsregeln bis Ende 2032 vor.
Was droht bei einem Verstoß?
Nach dem Entwurf kann eine fehlende Kasse mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden. Wird ein Beleg nicht oder nicht rechtzeitig bereitgestellt, soll nach dem neuen § 379 Abs. 2 Nr. 1g AO-E der bestehende Bußgeldrahmen des § 379 Abs. 4 AO gelten, also bis zu 5.000 €. Der Entwurf erweitert dafür den Verweis in Abs. 4 (Art. 1 Nr. 11 Buchst. c). Neu ist außerdem ein Straftatbestand für Manipulationssoftware: Wer Programme zur Manipulation von Kassen in Verkehr bringt, riskiert bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe, wer sie einsetzt, bis zu drei Jahre (§ 374a AO-E).
Was kostet das?
Das BMF rechnet im Entwurf mit folgenden Ansätzen. Es sind Annahmen aus der Berechnung des Erfüllungsaufwands, keine Marktpreise:
| Position | Annahme des BMF (Stand Oktober 2026) |
|---|---|
| Stationäre Registrierkasse | ab ca. 400 €, in der Berechnung 575 € |
| Cloud-Kasse | Einrichtung rund 100 € plus Hardware (Tablet rund 400 €, in der Berechnung 500 €) |
| TSE | 93 € pro TSE und Jahr (eine TSE kann mehrere Kassen bedienen) |
| Wartung und Lizenz | stationär 200 € pro Jahr Wartung, Cloud 300 € pro Jahr Nutzungslizenz |
Quelle: Bundesrat-Drucksache 585/26, Abschnitt Erfüllungsaufwand, wortgleich mit dem BMF-Regierungsentwurf. Die Gesamtrechnung des BMF ergibt für die Wirtschaft sogar eine jährliche Entlastung von rund 106 Millionen €, vor allem durch den Wegfall von Papier und Archivierung. Die Preise stammen nach den Angaben im Entwurf aus einer Internetrecherche des Statistischen Bundesamts. Kalkulieren Sie deshalb mit eigenen Angeboten, nicht mit den Mittelwerten des Entwurfs.
Digitale Kassensysteme: Akzeptanz und Usability abwägen
Wenn Sie ohnehin umstellen müssen, lohnt sich ein Blick auf die Alternativen. Rund 27 % der Kassenplätze in Deutschland sind nach BMF-Angaben bereits cloudbasiert. Nach dem Preisschild entscheidet vor allem, wie gut die Kasse im Alltag funktioniert und wie sie von Team und Kundschaft angenommen wird.
Akzeptanz bei Kunden. Eine repräsentative YouGov-Umfrage vom Dezember 2019 (2.047 Befragte) zeigt: 76 % der Mobile-Payment-Nutzer und 58 % der Girocard-Nutzer bevorzugen einen elektronischen Beleg, bei Barzahlern sind es nur 45 %. Die Zahlen sind älter und stammen aus der Zeit vor der Bonpflicht, aktuellere Erhebungen haben wir nicht gefunden. Sie deuten aber darauf hin, dass der E-Beleg bei Barzahlern am meisten Erklärung braucht, ein klar sichtbarer QR-Code am Kundendisplay hilft.
Akzeptanz im Team. Eine Kasse, die die Mitarbeiter umgehen, hilft nicht. Planen Sie eine kurze Schulung und eine Testphase vor der Umstellung ein, am besten außerhalb der Hauptzeiten.
Usability im Betrieb. Die folgende Gegenüberstellung ist eine Einschätzung, keine Messung. Sie hilft bei der Auswahl und ersetzt kein Angebot:
| Kriterium | Stationäre Kasse | Cloud-Kasse |
|---|---|---|
| Anschaffung | höher, Gerät nötig | niedrig, läuft oft auf Tablet |
| Laufende Kosten | Wartung und TSE | Abo, TSE meist inklusive |
| Bedienung | bekannte Tasten, schnell eingelernt | Touch, Updates laufen automatisch |
| Internet | nicht zwingend | ohne Verbindung eingeschränkt |
| TSE-Wechsel | Austausch nach Ablauf des Zertifikats | beim Anbieter, kein Gerätetausch |
| Belege | Drucker, E-Beleg je nach Modell | E-Mail und QR-Code meist vorhanden |
| Abhängigkeit | gering | vom Anbieter |
Zwei Punkte zu den Tabellenwerten: Die TSE hat eine begrenzte Laufzeit, üblicherweise fünf, teils sieben Jahre, danach muss sie ersetzt werden (Zentralverband des Deutschen Handwerks, laut Handwerksblatt). Und zur Internetabhängigkeit hat der Deutsche Steuerberaterverband laut Der Betrieb schon 2022 einen Offline-Notbetrieb für Cloud-Kassen gefordert. Fragen Sie jeden Anbieter, was passiert, wenn die Verbindung ausfällt.
Eine einfache Faustregel: Wer wenige Arbeitsplätze, viel Laufkundschaft und stabiles Internet hat, fährt mit einer Cloud-Kasse meist günstiger. Wer in Räumen mit schwachem Netz arbeitet, mehrere Stationen im Dauerbetrieb braucht oder Wert auf Unabhängigkeit legt, sollte eine stationäre Lösung oder ein Gerät mit Offline-Betrieb prüfen.
Was Sie jetzt tun können
- Umsatz prüfen. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 oder 2027 über 100.000 €? Und wie hoch ist Ihr Barumsatz?
- Bestand prüfen. Haben Sie schon eine Kasse mit TSE? Wann läuft das Zertifikat ab? Wird Ihr System den E-Beleg können?
- Angebote einholen. Mindestens zwei, mit allen laufenden Kosten und dem Verhalten bei Internetausfall.
- Steuerberater einbinden. Klären Sie Datenexport und Tagesabschluss in die Buchhaltung. Wie sich solche Abläufe automatisieren lassen, beschreiben wir unter KI und Automatisierung und am Beispiel eines ersten Ablaufs mit Freigabe.
- Nicht zu früh kaufen. Der Entwurf kann sich im Verfahren ändern. Beobachten Sie die Beratungen im Bundestag und die Verordnung zu den Ausnahmen.
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Betrieb steht, können Sie den Kurzcheck zur Kassenpflicht 2028 machen. Fünf Fragen, zwei Minuten, eine erste Einschätzung. Sie ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Fragen zur Umstellung können Sie auch direkt einen Termin buchen.
Was noch offen ist
- Die Ausnahmen (zum Beispiel Vertrauenskassen, Wochenmärkte, Hofverkauf) sollen nicht im Gesetz, sondern in einer Verordnung des BMF stehen, die erst nach dem Gesetz folgt. Der Inhalt ist noch nicht verbindlich.
- Der Bundesrat und der Bundestag können den Entwurf ändern.
- Die genauen Übergangsregeln für einzelne Systeme sind im Entwurf geregelt, können sich aber im Verfahren verschieben.
Stand dieses Beitrags ist der 27.10.2026. Wir aktualisieren ihn, wenn sich der Entwurf ändert.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Ihre Pflichten mit Ihrer Steuerkanzlei.
Über den Autor
Michael Schott verantwortet bei Studio-Schott Webentwicklung, SEO, die Sichtbarkeit in KI-Suchsystemen und Google Ads. Er entwickelt individuelle Softwarelösungen und automatisiert wiederkehrende betriebliche Prozesse, auch im eigenen Betrieb. michaelschott.eu bündelt die Leistungen von Studio-Schott in Webentwicklung, SEO und Onlinewerbung sowie der Integration von CRM-Systemen und KI-gestützter Automatisierung. Mehr über das Team lesen Sie unter Über uns, die Angaben zum Anbieter im Impressum.
Quellen
Alle Quellen abgerufen am 27.10.2026.
- Bundesfinanzministerium: Regierungsentwurf Kassenpflicht (PDF), Kabinettsfassung vom 23.09.2026
- Bundesrat-Drucksache 585/26: Regierungsentwurf zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen, 09.10.2026
- Deutscher Bundestag: Erste Lesung Kassenaufzeichnungen, 06.11.2026
- Bundesregierung: Abschaffung der Bonpflicht, 23.09.2026
- Abgabenordnung § 146a, geltende Fassung (gesetze-im-internet.de)
- Abgabenordnung § 379, geltende Fassung mit Bußgeldrahmen (gesetze-im-internet.de)
- YouGov: Digitalisierung der Einkaufskasse, Umfrage 06.-08.12.2019
- Handwerksblatt: Ablaufdatum der Zertifikate für die TSE prüfen
- Der Betrieb: DStV kritisiert geplante Änderungen bei Cloud-Kassen, 2022
Bildnachweis: Titelbild und Bilder im Text sind Symbolbilder, KI-generiert mit Google Gemini.