Kundendaten einmal erfassen.
Wir verbinden Ihre Kundenverwaltung mit Ihrer Buchhaltung. So werden Kundendaten und vereinbarte Leistungen vom Angebot in den Auftrag und anschließend in die Rechnung übernommen. Die erneute manuelle Eingabe entfällt.
Weniger doppelte Arbeit.
Mehr Überblick.
Wir verbinden Ihre Kundenverwaltung mit Ihrer Rechnungsstellung und Belegablage. So erfassen Sie Daten nur einmal, sehen, welche Aufgaben noch offen sind, und übergeben Rechnungen und Belege geordnet an Ihre Steuerkanzlei.
Belege digital an Ihre Steuerkanzlei übergeben.
Wir richten die digitale Erfassung Ihrer Belege und die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei ein. Je nach eingesetztem System erhält Ihre Kanzlei direkten Zugriff auf die Belege oder einen Datenexport im vereinbarten Format.
Aufgaben und Zuständigkeiten festlegen.
Aus Anfragen werden Aufgaben mit einer verantwortlichen Person, einem Fälligkeitstermin und einem Bearbeitungsstatus. Ihr Team sieht, was als Nächstes zu erledigen ist und welche Aufgaben auf eine Rückmeldung oder Freigabe warten.
Aus Sprachnachrichten werden Aufgaben.
Wenn Sie einen Anruf nicht persönlich entgegennehmen können, erfasst Ihre Mailbox das Anliegen. KI bereitet die Nachricht auf und übergibt Kontaktdaten, Zusammenfassung und eine Rückrufaufgabe an Ihre Kundenverwaltung.
Ihr Team sieht, wer angerufen hat, worum es geht und was als Nächstes zu tun ist.
Sprachnachricht → KI-Auswertung → Kundenverwaltung → Rückruf
Bei uns bereits im Einsatz. Auch unsere eigene Telefonanbindung arbeitet so: Hinterlassene Nachrichten werden aufbereitet und mit einer Rückrufaufgabe in unserer Pipeline erfasst.
Ihr Telefon nimmt immer ab.
Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, wenn Ihr Team nicht erreichbar ist – außerhalb der Öffnungszeiten, in der Mittagspause oder wenn alle Leitungen belegt sind. Er beantwortet häufige Fragen auf Grundlage der Informationen, die Sie bereitstellen, erfasst Anliegen und hinterlegt eine Gesprächszusammenfassung in Ihrer Kundenverwaltung.
Anliegen, die außerhalb seines festgelegten Aufgabenbereichs liegen, leitet er an Ihr Team weiter: als Rückrufaufgabe oder durch direkte Verbindung mit einer zuständigen Person.
Anruf → KI-Gespräch → Dokumentation in Ihrer Kundenverwaltung → Bearbeitung durch Ihr Team
Der Assistent kann:
- Anrufe rund um die Uhr auf Deutsch und Englisch entgegennehmen,
- Auskunft zu Öffnungszeiten, Anfahrt und Leistungen geben,
- Termine in einem angebundenen Kalender buchen oder Rückrufwünsche aufnehmen,
- Gesprächszusammenfassungen und Aufgaben in Ihrer Kundenverwaltung anlegen,
- Anrufe nach festgelegten Regeln an Ihr Team durchstellen.
Zu Beginn jedes Gesprächs weist der Assistent darauf hin, dass er eine KI ist. Preise nennt er nur auf Grundlage Ihrer freigegebenen Angaben. Verbindliche Zusagen macht oder Verträge schließt er nur, wenn Sie ihn ausdrücklich dazu berechtigt und die Bedingungen festgelegt haben.
Ihre bestehende Rufnummer bleibt erhalten. Über Ihre Telefonanlage legen Sie fest, wann Anrufe an den Assistenten weitergeleitet werden: wenn niemand abnimmt, bei besetzter Leitung, außerhalb der Öffnungszeiten oder bei jedem Anruf.
KI-Telefonassistent · Preise
Alle Preise zzgl. MwSt. Mindestlaufzeit drei Monate, danach monatlich kündbar. Weitere Gesprächsminuten 0,25 € pro Minute.
„Einrichtung“
Wissensbasis aus Ihrer Website und Ihren Unterlagen, Begrüßung und Stimme, Anbindung an Telefonanlage und Kundenverwaltung, zwei Wochen Testbetrieb mit Ihrem Team.
- Preis990 € einmalig
- Testbetriebzwei Wochen
„Annehmen“
Für Erreichbarkeit außerhalb der Öffnungszeiten.
- Anrufe rund um die Uhr annehmen
- Häufige Fragen beantworten
- Rückrufaufgabe in der Kundenverwaltung
- Preis149 € / Monat
- Inklusive300 Gesprächsminuten
- Laufzeit3 Monate, dann monatlich
„Erledigen“
Für Betriebe mit vielen wiederkehrenden Anfragen.
- Alle Leistungen aus „Annehmen“
- Termine und Rückrufe vereinbaren
- Bestätigung per SMS oder E-Mail
- Preis299 € / Monat
- Inklusive800 Gesprächsminuten
- Laufzeit3 Monate, dann monatlich
„Verbinden“
Für Hotels und Betriebe mit Buchungs- oder Terminsystem.
- Alle Leistungen aus „Erledigen“
- Anbindung an Ihr Buchungs- oder Terminsystem
- Weitere Sprachen und monatliche Auswertung
- Preis499 € / Monat
- Inklusive1.500 Gesprächsminuten
- Laufzeit3 Monate, dann monatlich
Von der Anfrage bis zum Abschluss.
Sie erfassen Daten einmal. Anschließend werden sie automatisch an die nächsten Schritte im Ablauf übergeben. Rote Punkte markieren die Stellen, an denen Ihr Team prüft und freigibt. Die übrigen Schritte laufen automatisch.
läuft automatischIhr Team entscheidet
Anfrage
Web-Formular, Terminbuchung, E-Mail oder Sprachnachricht – eingehende Anfragen werden in Ihrer Kundenverwaltung erfasst.
Zuordnung
KI fasst die Anfrage zusammen und legt eine konkrete Aufgabe an.
Termin
Der Kunde bucht online; Bestätigung und Erinnerung gehen von selbst raus.
Angebot
Der Entwurf entsteht aus den hinterlegten Kundendaten – ohne doppelte Eingabe.
Nachfassen
Keine Antwort? Nach festgelegter Zeit erinnert das System den Kunden – keine Anfrage geht verloren.
Absage: Lead wird archiviert · Recall-Termin → zurück zu 01
Auftrag
Aus der Zusage werden Projekt und Aufgaben im System – jeder weiß, was zu tun ist.
Rechnung
Die Auftragsdaten gehen an die Buchhaltung – Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung.
Zahlung
Der Bankabgleich erkennt den Zahlungseingang und meldet den Status zurück ins System.
Verzug: Zahlungserinnerung automatisch · Mahnung nach Freigabe ↺
Abschluss
Belege gehen an die Steuerkanzlei, der Kunde erhält die Bewertungsbitte – der Recall hält den Kontakt.
Von Ihrem heutigen Ablauf zur passenden Lösung.
1
Abläufe verstehen
Wir schauen uns Ihre Programme und Arbeitswege an. Gemeinsam finden wir heraus, wo doppelte Eingaben, Rückfragen oder Verzögerungen entstehen.
2
Umfang festlegen
Sie erhalten ein Konzept mit Leistungen, Zeitplan und Festpreis. Laufende Software- und Betreuungskosten weisen wir separat aus.
3
Systeme verbinden
Wir richten die vereinbarten Funktionen und Schnittstellen ein. Den Datenaustausch stimmen wir mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
4
Im Alltag starten
Wir testen den Ablauf mit Ihrem Team und zeigen die Bedienung an konkreten Fällen. Auf Wunsch betreuen wir die Lösung weiter.
Cloud-Infrastruktur. Skalierbar. Abgesichert.
Unsere Verwaltungsplattform läuft auf Cloud-Servern in deutschen Rechenzentren. Die Serverleistung wächst flexibel mit Ihrem Bedarf. Firewalls und streng geregelte Zugriffsrechte sichern die Systeme gegen unbefugten Zugriff.
Tägliche Backups und Sicherungen an einem getrennten Standort schützen Ihre Daten. Getestete Wiederherstellungsverfahren helfen uns, Systeme im Störungsfall zügig wieder bereitzustellen und Ausfallzeiten zu verkürzen.
Ein klarer Umfang. Ein verbindliches Angebot.
Der Aufwand hängt von Ihren bestehenden Systemen und den gewünschten Verbindungen ab. Im Digitalisierungs-Check erfassen wir den Bedarf und entwickeln daraus einen konkreten Umsetzungsplan.
Sie erhalten:
- eine Übersicht Ihrer bestehenden Abläufe,
- priorisierte Verbesserungen,
- ein Konzept für die Umsetzung,
- eine erste Einschätzung möglicher Förderung.
FAQ
Häufige Fragen.
Für welche Unternehmen eignet sich unsere Lösung?
Für kleine Betriebe mit 1 bis 30 Mitarbeitenden, die Kunden über Anfragen und Termine gewinnen – etwa Handwerksbetriebe, Hotels, Selbstzahlerpraxen, Beratungen und Einrichtungsstudios.
Ein System bündelt Kundenverwaltung, Termine, Angebote, Rechnungen und Nachfassaktionen – von der ersten Anfrage bis zum Auftrag.
Branchenspezifische Pflichtsysteme, etwa für die Kassenabrechnung, ersetzt die Lösung nicht.
Können wir unsere bisherigen Programme behalten?
Wir prüfen, welche Systeme sich sinnvoll weiterverwenden und verbinden lassen. Falls ein Wechsel nötig ist, erklären wir die Gründe und den Aufwand.
Müssen wir die Steuerkanzlei wechseln?
Nein. Wir stimmen mit Ihrer bestehenden Kanzlei ab, wie Belege und Buchhaltungsdaten übergeben werden.
Wie unterstützen Sie uns bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht?
Wir richten Empfang, Verarbeitung und Versand von E-Rechnungen im vereinbarten System ein – beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Rechnung gilt dabei nicht als E-Rechnung.
Für inländische B2B-Umsätze gilt die Empfangspflicht bereits seit 2025. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen; für kleinere Unternehmen endet die Übergangsfrist Ende 2027. Ausnahmen bleiben bestehen. Die Umsetzung einschließlich Aufbewahrung stimmen wir mit Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei ab.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Umfang, den Schnittstellen und den vorhandenen Daten ab. Sie erhalten vor Projektbeginn einen abgestimmten Zeitplan.
Wer verwaltet die Verträge und Zugänge?
Sie sind Vertragspartner der Softwareanbieter und behalten die Kontrolle über Ihre Konten und Lizenzen. Wir erhalten nur die Zugriffsrechte, die wir für die vereinbarten Aufgaben benötigen.
Wer kümmert sich um Wartung und Support?
Wir übernehmen die vereinbarte technische Betreuung, installieren Updates und unterstützen Sie bei Fragen oder Störungen. Vor Änderungen sichern wir die betroffenen Systeme und prüfen anschließend die wichtigsten Funktionen. Umfang und Erreichbarkeit des Supports legen wir im Leistungspaket fest.
Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Der Telefonassistent stellt sich zu Beginn als KI vor. So verlangt es die europäische KI-Verordnung, und Ihre Kunden wissen, woran sie sind.
Was passiert, wenn der Telefonassistent eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das offen, nimmt das Anliegen auf und legt eine Rückrufaufgabe für Ihr Team an. Ist jemand erreichbar, stellt er direkt durch.
Wo werden die Telefongespräche verarbeitet?
Die Sprachverarbeitung übernimmt ein spezialisierter Dienstleister auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Sie kann auch außerhalb der EU stattfinden, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Für Arztpraxen und andere Betriebe mit besonders schutzwürdigen Gesprächsdaten bieten wir den Telefonassistenten deshalb derzeit nicht an.
Welcher Ablauf kostet Sie zu viel Zeit?
Ob Angebote, Rechnungen oder Aufgaben im Team: Erzählen Sie uns, wo es im Alltag hakt. Im ersten Gespräch klären wir, welche Unterstützung sinnvoll ist.
Sie erreichen uns gerade nicht?
Hinterlassen Sie uns unter:
+49 8381 9123606
Ihren Namen,
Ihre Rückrufnummer
Ihr Anliegen.
Ihre Nachricht wird KI-gestützt aufbereitet, damit wir Ihren Rückruf gezielt vorbereiten können.