Stellen Sie sich vor, es ist Dienstagabend. Ein Kunde schickt Ihnen eine Mail mit einer Anfrage. Ein anderer spricht Ihnen eine Sprachnachricht auf die Mailbox. Sie sehen beides erst am nächsten Morgen. Dann tippen Sie die Daten in die Kundenverwaltung ab, schreiben sich eine Notiz und vergessen den Rückruf zwischen zwei Terminen.
Das Beispiel ist erfunden, aber der Ablauf ist vielen Betrieben vertraut. Hier setzt Prozessautomatisierung mit KI an. Sie müssen dafür keinen autonomen Agenten bauen. Starten Sie mit einem festen Ablauf, in dem die KI einzelne Schritte übernimmt und Ihr Team vor jeder Handlung nach außen freigibt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein fester Ablauf (Workflow) mit klaren Schritten ist der sichere Einstieg. Ein Agent, der seinen Weg selbst wählt, braucht mehr Kontrolle.
- Wählen Sie einen Prozess, der oft vorkommt und sich in Eingang, KI-Schritt und Ergebnis beschreiben lässt. Bauen Sie die Freigabe durch Ihr Team von Anfang an ein.
- Klären Sie vor dem Start Datenschutz und Transparenz, und prüfen Sie die Förderbedingungen, bevor Sie etwas beauftragen.
Warum jetzt?
Viele kleine Betriebe haben KI noch nicht im Einsatz, und das hat nachvollziehbare Gründe. Laut der amtlichen IKT-Erhebung des Statistischen Bundesamts nutzten 2025 in Deutschland 26 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI (Stand 24.11.2025). Bei 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 %, bei 50 bis 249 Beschäftigten 36 % und ab 250 Beschäftigten 57 %.
Der Bitkom hat Anfang 2026 eine andere Gruppe befragt: 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, telefonisch. Dort nutzten 41 % KI. Diese Zahl lässt sich wegen des anderen Befragungskreises nicht mit den Werten des Statistischen Bundesamts vergleichen.
Warum zögern Betriebe? Das Statistische Bundesamt hat Unternehmen gefragt, die KI erwogen, aber nicht genutzt haben. Bei 10 bis 49 Beschäftigten nannten 73 % fehlendes Wissen, 64 % unklare rechtliche Folgen und 60 % Datenschutzbedenken. Ein kleiner, kontrollierter Ablauf macht diese Sorgen handhabbar. Sie lernen an einem Fall, und Ihr Team behält die Entscheidung.
Die E-Rechnung als konkreter Anlass
Rechnungen sind ein guter Grund, Abläufe jetzt zu ordnen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich seit dem 01.01.2025 empfangen können.
Beim Ausstellen gilt laut BMF-FAQ eine Übergangsfrist. Bis zum 31.12.2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen ausstellen, andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers. Liegt Ihr Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 €, verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle.
Eine einfache PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung. Gängige Formate nach der europäischen Norm EN 16931 sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wer Eingang, Prüfung und Ablage von Rechnungen als festen Ablauf beschreibt, ist auf diese Umstellung besser vorbereitet.
Workflow oder Agent? Rezept oder Mitarbeiter mit Auftrag
Für den Einstieg reicht fast immer ein Workflow. Ein Workflow ist wie ein Rezept: Die Schritte stehen fest, und die KI übernimmt einzelne davon, zum Beispiel einen Text lesen und zusammenfassen. Ein Agent ist eher ein Mitarbeiter mit Auftrag. Er entscheidet selbst, welche Schritte nötig sind.
Anthropic beschreibt diesen Unterschied in dem Beitrag „Building effective agents“ (19.12.2024). Bei Workflows arbeiten Sprachmodell und Werkzeuge entlang vordefinierter Pfade zusammen. Bei Agenten steuert das Sprachmodell Ablauf und Werkzeugnutzung dynamisch selbst. Anthropic fasst beide Formen unter dem Oberbegriff agentische Systeme zusammen.
Anthropic rät, die einfachste mögliche Lösung zu suchen und Komplexität nur bei Bedarf zu erhöhen. Oft genügt ein einzelner, gut gestalteter Modellaufruf mit dem passenden Kontext. Mehr Autonomie erhöht laut Anthropic die Kosten und das Risiko, dass sich Fehler aufschaukeln. Agenten können an Kontrollpunkten zum Menschen zurückkehren und lassen sich zum Beispiel durch eine maximale Zahl an Durchläufen begrenzen.
Für Ihren Betrieb heißt das: Legen Sie die Reihenfolge selbst fest. Die KI liest, sortiert und formuliert. Ihr Team entscheidet, bevor etwas den Betrieb verlässt.
| Workflow | Agent | |
|---|---|---|
| Wer legt die Schritte fest? | Sie, im Voraus | Das Sprachmodell, während der Arbeit |
| Wie vorhersehbar? | Hoch, jeder Durchlauf folgt demselben Weg | Geringer, der Weg kann sich ändern |
| Wie viel Aufsicht? | Freigabe an festen Stellen | Kontrollpunkte und Abbruchgrenzen nötig |
| Für den Einstieg? | Empfohlen | Erst, wenn feste Abläufe zuverlässig laufen |
Ein Agent, der alles allein erledigt, ist deshalb kein sinnvolles erstes Ziel. Sie können den Ablauf später ausweiten, wenn er zuverlässig läuft.
In vier Schritten zum ersten Ablauf
Die folgenden vier Schritte lassen sich in Handwerk, Hotel, Praxis und Beratung gleich anwenden. Planen Sie sie als kleines Projekt mit einem einzigen Prozess.
1. Prozess wählen
Wählen Sie einen Prozess, der regelmäßig vorkommt und ärgert. Gute Kandidaten sind Anfragen beantworten, Angebote vorbereiten, Rechnungen prüfen und Rückrufe erfassen. Alle haben einen klaren Anfang und ein klares Ende.
Meiden Sie für den Anfang Prozesse, die selten vorkommen oder viele Ausnahmen haben. An ihnen lernen Sie wenig. Schreiben Sie zur Prüfung auf, wer den Prozess heute anstößt und wer ihn abschließt. Fällt Ihnen das leicht, ist er geeignet.
2. Eingang, KI-Schritt und Ergebnis festlegen
Beschreiben Sie den Ablauf in drei Teilen. Was kommt an (Eingang)? Was soll die KI damit tun (KI-Schritt)? Was soll am Ende vorliegen (Ergebnis)?
Ein Beispiel: Eingang ist eine Anfrage per Mail. Der KI-Schritt liest die Mail und fasst Anliegen, Wunschtermin und Kontaktdaten zusammen. Das Ergebnis ist ein Entwurf für die Antwort und ein Eintrag in der Kundenverwaltung. Je genauer Sie das Ergebnis beschreiben, desto leichter prüfen Sie es später.
Ein Ablauf-Steckbrief hilft, das auf einer Seite festzuhalten. Die rechte Spalte zeigt das Beispiel einer Anfrage per Mail:
| Feld | Beispiel: Anfrage per Mail |
|---|---|
| Eingang | Anfrage kommt per Mail |
| KI-Schritt | Anliegen, Wunschtermin und Kontaktdaten zusammenfassen |
| Ergebnis | Antwortentwurf und Eintrag in der Kundenverwaltung |
| Freigabe durch | Die Person, die Anfragen heute beantwortet |
| Vertretung | Eine zweite Person für Urlaub und Krankheit |
| Abnahmekriterium | Vorher festgelegt: wie viele Entwürfe hintereinander ohne inhaltliche Korrektur durchgehen müssen |
Halten Sie den KI-Schritt klein. Eine Aufgabe pro Schritt genügt, etwa lesen und zusammenfassen. Das folgt dem Rat, mit der einfachsten möglichen Lösung zu beginnen.
3. Freigabe durch Ihr Team einbauen
Legen Sie fest, an welcher Stelle ein Mensch prüft und bestätigt. Die Regel lautet: Vor jeder Handlung nach außen gibt Ihr Team frei. Das gilt für versendete Mails, Angebote, Rechnungen und Änderungen an bestehenden Kundendaten.
Interne Schritte können automatisch laufen, etwa eine Mail zusammenfassen oder einen Entwurf ablegen. Sobald etwas einen Kunden erreicht oder bestehende Daten verbindlich ändert, entscheidet eine Person. So bleibt die Freigabe durch Menschen kein Zusatz, sondern Teil des Ablaufs.
Bestimmen Sie außerdem, wer freigibt und wie schnell. Ein Entwurf, der drei Tage liegt, spart keine Arbeit. Nennen Sie eine Vertretung für Urlaub und Krankheit.
4. Mit echten Fällen testen, dann ausweiten
Testen Sie mit echten, anonymisierten oder eigenen Fällen, nicht mit Musterbeispielen. Lassen Sie den Ablauf zunächst im Hintergrund mitlaufen. Ihr Team arbeitet wie bisher und vergleicht anschließend sein Ergebnis mit dem Vorschlag der KI.
Notieren Sie, wo die KI falsch lag und warum. Passen Sie den KI-Schritt oder die Beschreibung des Ergebnisses an. Legen Sie vorher fest, wann der Ablauf gut genug ist: zum Beispiel wie viele Fälle hintereinander ohne inhaltliche Korrektur durchgehen müssen und wer das bewertet. Erst dann schalten Sie den Ablauf in den Alltag.
Danach weiten Sie aus. Das kann der nächste Prozess sein oder ein zusätzlicher Schritt im bestehenden Ablauf. Ändern Sie jeweils nur eine Stelle und prüfen Sie erneut.
Womit Sie den Ablauf umsetzen
Für die Umsetzung gibt es drei Wege. Viele Programme für Kundenverwaltung oder E-Mail bringen eigene Automatisierungsfunktionen mit. Damit lassen sich einfache Abläufe ohne zusätzliche Software abbilden. Eine Automatisierungsplattform verbindet mehrere Programme und bindet den KI-Schritt als Baustein ein. Eine individuelle Anbindung lohnt sich, wenn Ihre Programme keine passenden Schnittstellen bieten oder der Ablauf sehr eigen ist. Welcher Weg passt, hängt von den Programmen ab, die Sie schon nutzen.
Planen Sie auch den Betrieb nach dem Start. Legen Sie fest, wer Fehler sammelt und den KI-Schritt anpasst. Prüfen Sie regelmäßig Stichproben der freigegebenen Entwürfe. Und klären Sie, was passiert, wenn der KI-Schritt ausfällt: Dann erledigt Ihr Team die Aufgabe wie früher von Hand, und keine Anfrage geht verloren.
Ein Beispiel aus dem eigenen Betrieb
Wir bei Studio-Schott setzen einen solchen Ablauf selbst ein. Wenn wir einen Anruf nicht persönlich entgegennehmen können, erfasst die Mailbox das Anliegen. Die KI bereitet die Nachricht auf. Sie übergibt Kontaktdaten, eine Zusammenfassung und eine Rückrufaufgabe an die Kundenverwaltung. Neue Einträge und Aufgaben sind Vorschläge; das Team prüft sie vor dem Rückruf.
Das Team sieht dort, wer angerufen hat, worum es geht und was als Nächstes zu tun ist. Der Ablauf hat vier Stufen: Sprachnachricht, KI-Auswertung, Kundenverwaltung, Rückruf. Die Rückrufaufgabe ersetzt die lose Notiz. Die doppelte Eingabe entfällt.
Auf unserer Seite zur Prozessautomatisierung zeigen wir dasselbe Prinzip am ganzen Weg von der Anfrage bis zur Rechnung: Jede rote Markierung ist eine Freigabe Ihres Teams, alles andere läuft automatisch.
Dieses Beispiel zeigt, wie klein ein erster Ablauf sein kann. Er hat einen Eingang, einen KI-Schritt und ein klares Ergebnis. Am Ende steht ein Mensch, der zurückruft.
Datenschutz und Transparenz
Klären Sie den Datenschutz, bevor Sie echte Kundendaten verarbeiten. Das ist keine Rechtsberatung, sondern eine Orientierung an den Aussagen der Behörden. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung.
Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) stellt auf seiner Themenseite zu KI klar: Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht. Beide gelten parallel, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Nutzen Sie KI als Cloud-Dienst, ist das nach Einschätzung des BayLDA in der Regel Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Prüfen Sie dann zwei Dinge: ob der Anbieter Ihre Daten für eigene Zwecke nutzt und ob Daten in Drittländer wie die USA übermittelt werden.
Das BayLDA empfiehlt außerdem, Betroffene zu informieren, wenn KI eine Verarbeitung unterstützt. Ein Protokoll der KI-Nutzung hilft laut BayLDA bei Auskunftsersuchen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nach seiner Einschätzung nicht bei jeder KI-Nutzung nötig, aber wahrscheinlich bei Chatbots mit Kundenkontakt.
Was der AI Act zur Transparenz verlangt
Nach dem KI-Rahmen der EU-Kommission ist der AI Act seit dem 01.08.2024 in Kraft. Seit dem 02.02.2025 gelten die Verbote und die Pflicht zur KI-Kompetenz (AI literacy). Seit dem 02.08.2026 gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50. Für bestimmte Systeme, die schon vor diesem Datum am Markt waren, nennt die Kommission Übergangsfristen bei der Kennzeichnung synthetischer Inhalte.
Ein Chatbot mit Kundenkontakt muss erkennbar machen, dass eine Maschine antwortet. Achten Sie darauf, dass das System, das Sie einsetzen, das leistet. Für bestimmte KI-erzeugte Inhalte gelten Kennzeichnungspflichten, etwa für Deepfakes oder für KI-erzeugte Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, wenn niemand sie redaktionell geprüft hat. Ein Entwurf, den Ihr Team prüft und freigibt, fällt in der Regel nicht darunter. Ob und wie die Pflichten Ihren Ablauf betreffen, hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie das prüfen.
Förderung prüfen
Prüfen Sie vor dem Start, ob eine Förderung infrage kommt. Für kleine gewerbliche Unternehmen mit Betriebsstätte in Bayern gibt es den Digitalbonus Bayern. Er fördert digitale Geschäftsprozesse und IT-Sicherheit. Genannt werden zum Beispiel Kundenverwaltung (CRM), digitale Dokumentenverwaltung, Warenwirtschaft oder Datensicherung.
Der Zuschuss beträgt bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben, maximal 7.500 €. Bei besonders innovativen Projekten sind bis zu 30.000 € möglich. Die Reihenfolge ist wichtig: erst Antrag und Eingangsbestätigung, dann beauftragen.
Ausgeschlossen sind Standard-Websites, klassische Online-Werbung und reine Text- und Grafikleistungen. Freiberufler und Arztpraxen sind nicht antragsberechtigt.
Ob Ihr konkretes KI-Projekt gefördert wird, lässt sich nicht pauschal sagen. Lesen Sie die aktuellen Bedingungen auf der Programmseite, bevor Sie planen. Andere Bundesländer haben eigene Programme mit eigenen Bedingungen.
Typische Fehler
Diese fünf Fehler lassen sich vermeiden, wenn Sie die vier Schritte oben in Ruhe durchgehen.
- Mit einem Agenten beginnen. Der Gedanke dahinter: Wenn die KI alles selbst erledigt, spart man am meisten. Starten Sie stattdessen mit einem festen Ablauf und erhöhen Sie die Autonomie schrittweise.
- Keine Freigabe vor Handlungen nach außen. Ein Fehler der KI erreicht dann direkt den Kunden. Legen Sie fest, dass Mails, Angebote und Rechnungen eine Person bestätigt.
- Zu viel auf einmal. Wer drei Prozesse gleichzeitig automatisiert, weiß bei Fehlern nicht, woran es liegt. Wählen Sie einen Prozess und schließen Sie ihn ab.
- Das Ergebnis nicht beschreiben. Ohne klares Ziel können Sie die Vorschläge der KI nicht beurteilen. Halten Sie schriftlich fest, wie ein gutes Ergebnis aussieht.
- Datenschutz erst am Ende klären. Dann ist der Ablauf gebaut und die Verträge fehlen. Prüfen Sie Anbieter, Datenübermittlung und Information der Betroffenen vorab.
Häufige Fragen
Brauche ich Technikkenntnisse für den Start?
Sie brauchen kein technisches Wissen, um Eingang, KI-Schritt und Ergebnis zu beschreiben. Das ist Fachwissen aus Ihrem Betrieb. Beim Aufbau und bei der Anbindung an Ihre Kundenverwaltung können Sie sich Unterstützung holen.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Agent?
Ein Workflow folgt festen Schritten, bei denen die KI einzelne Aufgaben übernimmt. Ein Agent steuert seinen Ablauf selbst. Für den Einstieg empfiehlt sich der Workflow, weil Sie jeden Schritt nachvollziehen können.
Muss ich Kunden sagen, dass ich KI einsetze?
Das BayLDA empfiehlt, Betroffene zu informieren, wenn KI eine Verarbeitung unterstützt. Seit dem 02.08.2026 gelten außerdem die Transparenzpflichten nach Art. 50 AI Act: Ein Chatbot muss sich als Maschine zu erkennen geben, und bestimmte KI-erzeugte Inhalte müssen gekennzeichnet sein. Lassen Sie Ihren Fall rechtlich prüfen.
Wird mein Projekt gefördert?
Das lässt sich ohne Prüfung der Bedingungen nicht sagen. Der Digitalbonus Bayern hat klare Ausschlüsse, und die Reihenfolge von Antrag und Beauftragung ist verbindlich. Prüfen Sie die Voraussetzungen vor dem Start.
Nächster Schritt
Suchen Sie sich einen Prozess aus, der Sie jede Woche Zeit kostet, und schreiben Sie Eingang, KI-Schritt und Ergebnis auf einer Seite auf. Markieren Sie die Stelle, an der Ihr Team freigibt.
Wenn Sie den Ablauf mit uns durchsprechen möchten, können Sie ein Gespräch vereinbaren. Sie erreichen uns auch über das Kontaktformular. In einem ersten Termin skizzieren wir gemeinsam Ihren ersten Ablauf mit Freigabe.
Über den Autor
Michael Schott verantwortet bei Studio-Schott Webentwicklung, SEO, die Sichtbarkeit in KI-Suchsystemen und Google Ads. Er entwickelt individuelle Softwarelösungen und automatisiert wiederkehrende betriebliche Prozesse, auch im eigenen Betrieb. michaelschott.eu bündelt die Leistungen von Studio-Schott in Webentwicklung, SEO und Onlinewerbung sowie der Integration von CRM-Systemen und KI-gestützter Automatisierung. Mehr über das Team lesen Sie unter Über uns, die Angaben zum Anbieter im Impressum.
Quellen
- Statistisches Bundesamt (Destatis): Künstliche Intelligenz in Unternehmen, IKT-Erhebung, Berichtsjahr 2025, Stand 24.11.2025
- Statistisches Bundesamt (Destatis): Gründe gegen die Nutzung von KI, 2025
- Bitkom: Digitalisierung der Wirtschaft, Unternehmen beschäftigen sich mit KI, Pressemitteilung vom 11.03.2026 (604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, KW 2-6/2026)
- Bundesministerium der Finanzen: FAQ E-Rechnung, Stand März 2026
- Anthropic Engineering: Building effective agents, 19.12.2024
- Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA): Themenseite Künstliche Intelligenz
- Europäische Kommission: Regulatory framework on AI
- Europäische Kommission, AI Act Service Desk: Timeline for the implementation of the EU AI Act
- Digitalbonus Bayern: Programmseite
Bildnachweis: Titelbild und Bild im Abschnitt zur Freigabe sind Symbolbilder, KI-generiert mit Google Gemini. Die Diagramme hat Studio-Schott erstellt.